Importer votre inventaire en masse depuis un tableur

Importez une feuille d'inventaire CSV ou Excel, associez ses colonnes aux champs d'inventaire, enrichissez avec l'IA et importez des montres en masse : rien n'est écrit tant que vous n'avez pas confirmé.

Importer un catalogue fait entrer de nombreuses montres dans votre inventaire en une seule fois depuis un tableur. Worldwatch analyse le fichier, vous montre chaque produit qu'il trouve et vous laisse associer chaque colonne à un champ d'inventaire avant que quoi que ce soit ne soit enregistré. Vous vérifiez, enrichissez les détails manquants avec l'IA et confirmez. Rien n'est écrit dans votre inventaire jusqu'à cette étape finale.

Vous préférez importer depuis une URL ? Pour récupérer depuis votre site web sous forme d'instantané ponctuel, voir importez votre stock depuis une URL de site web. Pour récupérer depuis un flux de produits hébergé selon une planification en direct, voir connecter un flux de produits hébergé.

Avant de commencer

Votre inventaire sous forme de fichier CSV, Excel (XLSX), JSON ou XML, jusqu'à 50 Mo.
Une colonne pour chaque détail que vous souhaitez importer (marque, modèle, référence, prix, dates). Les colonnes manquantes ne posent pas de problème ; vous pouvez laisser un champ vide ou définir une valeur fixe lors de l'association.

Démarrer l'import

Ouvrir l'outil d'import

Sur la page d'inventaire, cliquez sur Import watches. Le panneau Import watches s'ouvre avec un bref récapitulatif How importing works (Worldwatch trouve vos montres, une montre que vous possédez déjà est mise à jour au lieu d'être ajoutée deux fois, et rien ne change tant que vous n'avez pas confirmé), vos sources Import from existantes et une liste Add a source.

Importer votre fichier

Sous Add a source, cliquez sur Website or spreadsheet. Dans le panneau Add your website or a spreadsheet, utilisez la carte Upload a spreadsheet, cliquez sur Choose file et choisissez votre feuille d'inventaire. Les formats CSV, Excel (XLSX), JSON et XML sont acceptés, jusqu'à 50 Mo.

Confirmer et démarrer

Worldwatch affiche le fichier qu'il va lire, avec un lien Edit source si vous avez choisi le mauvais. Cliquez sur Connect. Rien n'est encore écrit dans votre inventaire ; cela ne fait que lancer l'analyse.

Attendre l'analyse

Worldwatch parcourt le fichier par étapes : Preparing → Fetching products → Extracting details → Filtering products → Mapping fields → Wrapping up. Les catalogues plus volumineux prennent plus de temps.

La devise se définit à deux endroits. Lors de l'association, vous pouvez fixer Purchase currency avec une valeur fixe (par exemple EUR) sur les enregistrements de transaction. Séparément, une source possède un réglage Currency of the prices pour tout prix qu'elle envoie sans devise propre. Pour un tableur importé, vous le définissez depuis Settings → Channels : ouvrez le canal, puis Advanced, et choisissez As the source says (euro if it does not) ou une devise fixe telle que USD pour un fournisseur américain.

Vérifier et associer les champs

Une fois l'analyse terminée, vous vérifiez ce que Worldwatch a trouvé et décidez précisément ce qui atterrit dans votre inventaire. Chaque champ d'inventaire est défini de l'une des trois manières suivantes :

Depuis le champ source : reprend la valeur d'une colonne de votre feuille (par exemple, Numéro de référence depuis votre colonne Referentie).
Valeur fixe : définit la même valeur fixe sur chaque montre (par exemple, Purchase currency = EUR).
Non associé : laisse le champ d'inventaire vide.

Worldwatch détecte automatiquement les correspondances évidentes ; corrigez celles qui sont erronées. Vous pouvez aussi enrichir avec l'IA pour compléter les détails que la feuille ne contient pas (par exemple, déduire les spécifications à partir du numéro de référence) avant d'importer.

Onglets d'association

L'association est répartie en onglets pour que les colonnes liées restent ensemble : détails de la montre, attributs, images et états. Lorsque votre feuille comporte des colonnes de transaction, un onglet Achat et vente apparaît à côté d'eux. Il couvre le prix d'achat, la devise d'achat, la date d'achat, le numéro de facture, le pays d'origine, le lieu de stockage, la date de vente, le nom du fournisseur et le régime de TVA. Si votre feuille ne comporte aucune de ces colonnes, l'onglet ne s'affiche pas.

Champs que vous pouvez associer

La colonne d'exemple ci-dessous montre une association typique pour une feuille d'inventaire aux en-têtes en néerlandais.

Champ d'inventaire	Association	Source d'exemple
Marque	Depuis le champ source	votre colonne de marque
Modèle	Depuis le champ source	`Model`
Numéro de référence	Depuis le champ source	`Referentie`
Prix	Depuis le champ source	`Verkoopprijs`
Boîte	Non associé	(laisser vide)
Papiers	Non associé	(laisser vide)
Prix d'achat	Depuis le champ source	`Inkoopprijs`
Purchase currency	Valeur fixe	`EUR`
Date d'achat	Depuis le champ source	`Datum inkoop`
Numéro de facture	Depuis le champ source	`Factuurnummer`
Pays d'origine	Depuis le champ source	`Land van oorsprong`
Emplacement	Depuis le champ source	`Locatie`
Date de vente	Depuis le champ source	`Datum verkoop`
Archivé	Non associé	(laisser vide)

Définissez une devise une seule fois avec une valeur fixe. Si chaque ligne est libellée dans la même devise, associez Purchase currency à un EUR fixe plutôt que d'ajouter une colonne de devise à votre feuille.

Associer les contreparties

Après l'association, et avant l'enrichissement par l'IA, l'assistant affiche une étape Counterparties intitulée "Who you bought from and sold to." Une contrepartie est un fournisseur auprès duquel vous avez acheté ou un acheteur auquel vous avez vendu, nommé dans votre feuille. Cette étape relie chaque nom à l'un de vos contacts afin que les enregistrements de transaction pointent vers la bonne personne ou entreprise.

Pour chaque nom, vous avez trois choix :

Choisir un contact existant : reliez le nom à un contact que vous avez déjà.
Le créer comme nouveau contact : ajoutez un nouveau contact à partir du nom présent dans votre feuille.
Le laisser non relié : importez la transaction sans contact relié.

Les noms sont regroupés selon le degré de certitude de Worldwatch quant à la correspondance :

Rapproché sur un identifiant : rapproché sur un e-mail, un numéro de TVA ou un compte, de sorte que le lien est fiable.
Rapproché sur le nom : rapproché sur le nom seul.
Nécessite votre réponse : plusieurs contacts pourraient être la même personne, si bien que Worldwatch ne peut pas en choisir un à votre place.
Nouveaux contacts : aucun contact existant ne correspond, ils entrent donc comme nouveaux.

Résolvez chaque nom sous Nécessite votre réponse, puis passez à l'enrichissement.

Les noms rapprochés sur un identifiant ou sur le nom sont déjà reliés pour vous. Vous n'avez à agir que sur ceux regroupés sous Nécessite votre réponse.

Importer

Une fois l'association correcte, confirmez l'import pour écrire les montres sélectionnées dans votre inventaire. Jusqu'à ce point, rien n'a été ajouté, vous pouvez donc revenir en arrière et ajuster l'association sans toucher à vos données en direct.

Articles importés comme déjà vendus

Si une ligne est importée comme déjà vendue, la montre est ajoutée et sa vente est enregistrée en arrière-plan. Sur la montre, vous pouvez voir brièvement "Still being recorded" : l'article a été importé comme vendu et, tant que la vente n'est pas enregistrée, l'article n'est pas disponible à la vente.

Si l'enregistrement échoue, la montre affiche "Could not be recorded" avec un motif et un bouton Try again. Try again met la vente en file d'attente pour le prochain cycle d'import.

Une montre marquée "Still being recorded" n'est pas disponible à la vente tant que sa vente n'a pas fini d'être enregistrée. Si elle affiche "Could not be recorded", utilisez Try again pour la mettre en file d'attente pour le prochain cycle d'import.

Rapprochement par SKU

Worldwatch rapproche les montres entrantes de votre inventaire existant par SKU. Lorsqu'une montre que vous importez porte un SKU qui existe déjà, que cet enregistrement provienne d'abord de Shopify, de WooCommerce ou d'un autre tableur, Worldwatch la reconnaît comme la même montre et relie les deux au lieu de créer un doublon. La même montre physique reste un enregistrement unique à travers chaque source qui la répertorie, de sorte que votre décompte de stock et vos prix ne se répartissent pas sur des copies quasi identiques.

Pour que cela fonctionne, le SKU doit passer lors de l'import : conservez un SKU ou un code de stock unique dans votre feuille et associez-le lors de l'étape vérifier et associer. Les lignes sans SKU ne peuvent pas être rapprochées, elles entrent donc comme de nouvelles montres.

Vérifier

Ouvrez Inventory → Manage watches. Les montres importées apparaissent dans la liste. Vérifiez-en quelques-unes par sondage par rapport à votre feuille : les numéros de référence, les prix et les détails d'achat devraient correspondre aux colonnes que vous avez associées.

Dépannage

"File too large"

Les fichiers de catalogue sont plafonnés à 50 Mo. Supprimez les colonnes inutilisées ou les images intégrées, ou divisez la feuille en plusieurs parties. Si votre catalogue se trouve en ligne, importez-le depuis une URL de site web ou un flux de produits hébergé plutôt que d'importer un fichier.

Type de fichier non pris en charge

Seuls CSV, Excel (XLSX), JSON et XML sont acceptés. Exportez votre tableur dans l'un de ces formats ; XLSX ou CSV sont les plus fiables pour les données tabulaires.

Une colonne ne s'est pas associée

Worldwatch n'a pas pu rapprocher cette colonne automatiquement. Dans l'étape d'association, réglez le champ d'inventaire sur Depuis le champ source et choisissez la colonne vous-même, définissez une Valeur fixe, ou laissez-le Non associé.

Les prix ou les dates semblent erronés après l'import

Vérifiez le format de la colonne source. Des symboles de devise mélangés, des séparateurs de milliers ou des dates hors format ISO peuvent être mal interprétés. Corrigez la colonne dans votre feuille et réimportez, ou corrigez les montres concernées une par une.