Je voorraad in bulk importeren vanuit een spreadsheet

Upload een CSV- of Excel-voorraadbestand, koppel de kolommen aan voorraadvelden, verrijk met AI en importeer horloges in bulk: er wordt niets weggeschreven totdat je bevestigt.

Een catalogus importeren brengt in één keer veel horloges uit een spreadsheet in je voorraad. Worldwatch scant het bestand, toont je elk product dat het vindt en laat je elke kolom aan een voorraadveld koppelen voordat er iets wordt opgeslagen. Je controleert, verrijkt ontbrekende gegevens met AI en bevestigt. Er wordt niets naar je voorraad weggeschreven tot die laatste stap.

Liever importeren vanaf een URL? Om als eenmalige momentopname vanaf je website op te halen, zie importeer je voorraad vanaf een website-URL. Om vanuit een gehoste productfeed op een live schema op te halen, zie een gehoste productfeed koppelen.

Voor je begint

Je voorraad als een CSV-, Excel (XLSX)-, JSON- of XML-bestand, tot 50 MB.
Een kolom voor elk detail dat je wilt importeren (merk, model, referentie, prijzen, datums). Ontbrekende kolommen zijn geen probleem; je kunt een veld leeg laten of een vaste waarde instellen tijdens het koppelen.

Start de import

Open de importfunctie

Klik op de voorraadpagina op Import watches. De Import watches-lade opent met een korte samenvatting How importing works (Worldwatch vindt je horloges, een horloge dat je al hebt wordt bijgewerkt in plaats van dubbel toegevoegd, en er verandert niets totdat je bevestigt), je bestaande Import from-bronnen en een lijst Add a source.

Upload je bestand

Klik onder Add a source op Website or spreadsheet. Gebruik in het paneel Add your website or a spreadsheet de kaart Upload a spreadsheet, klik op Choose file en kies je voorraadbestand. CSV, Excel (XLSX), JSON en XML worden geaccepteerd, tot 50 MB.

Bevestig en start

Worldwatch toont het bestand dat het gaat lezen, met een link Edit source als je het verkeerde bestand koos. Klik op Connect. Er wordt nog niets naar je voorraad weggeschreven; dit start alleen de scan.

Wacht op de scan

Worldwatch werkt het bestand in fasen door: Preparing → Fetching products → Extracting details → Filtering products → Mapping fields → Wrapping up. Grotere catalogi duren langer.

Valuta wordt op twee plekken ingesteld. Tijdens het koppelen kun je Purchase currency vastzetten met een vaste waarde (bijvoorbeeld EUR) op de transactierecords. Daarnaast heeft een bron een instelling Currency of the prices voor elke prijs die zonder eigen valuta wordt aangeleverd. Voor een geüpload spreadsheet stel je dit in via Settings → Channels: open het kanaal, ga dan naar Advanced en kies As the source says (euro if it does not) of een vaste valuta zoals USD voor een Amerikaanse leverancier.

Controleren en velden koppelen

Wanneer de scan klaar is, controleer je wat Worldwatch heeft gevonden en bepaal je precies wat er in je voorraad terechtkomt. Elk voorraadveld wordt op een van drie manieren ingesteld:

Vanuit bronveld: haal de waarde uit een kolom in je bestand (bijvoorbeeld Referentienummer uit je Referentie-kolom).
Vaste waarde: stel dezelfde vaste waarde in op elk horloge (bijvoorbeeld Purchase currency = EUR).
Niet gekoppeld: laat het voorraadveld leeg.

Worldwatch detecteert de voor de hand liggende overeenkomsten automatisch; corrigeer de verkeerde. Je kunt ook verrijken met AI om gegevens aan te vullen die het bestand niet bevat (bijvoorbeeld specificaties afleiden uit het referentienummer) voordat je importeert.

Koppeltabbladen

Het koppelen is opgesplitst in tabbladen zodat verwante kolommen bij elkaar blijven: horlogegegevens, kenmerken, afbeeldingen en staat. Wanneer je bestand transactiekolommen bevat, verschijnt daarnaast een tabblad Inkoop & verkoop. Dat behandelt inkoopprijs, inkoopvaluta, inkoopdatum, factuurnummer, land van oorsprong, opslaglocatie, verkoopdatum, leveranciersnaam en btw-regime. Als je bestand geen van die kolommen heeft, wordt het tabblad niet getoond.

Velden die je kunt koppelen

De voorbeeldkolom hieronder toont een typische koppeling voor een voorraadbestand met Nederlandse kopteksten.

Voorraadveld	Koppeling	Voorbeeldbron
Merk	Vanuit bronveld	je merkkolom
Model	Vanuit bronveld	`Model`
Referentienummer	Vanuit bronveld	`Referentie`
Prijs	Vanuit bronveld	`Verkoopprijs`
Box	Niet gekoppeld	(laat leeg)
Papieren	Niet gekoppeld	(laat leeg)
Inkoopprijs	Vanuit bronveld	`Inkoopprijs`
Purchase currency	Vaste waarde	`EUR`
Inkoopdatum	Vanuit bronveld	`Datum inkoop`
Factuurnummer	Vanuit bronveld	`Factuurnummer`
Land van oorsprong	Vanuit bronveld	`Land van oorsprong`
Locatie	Vanuit bronveld	`Locatie`
Verkoopdatum	Vanuit bronveld	`Datum verkoop`
Gearchiveerd	Niet gekoppeld	(laat leeg)

Stel valuta één keer in met een vaste waarde. Als elke rij in dezelfde valuta is geprijsd, koppel Purchase currency aan een vaste EUR in plaats van een valutakolom aan je bestand toe te voegen.

Tegenpartijen matchen

Na het koppelen en vóór de AI-verrijking toont de wizard een stap Counterparties met de titel "Who you bought from and sold to." Een tegenpartij is een leverancier van wie je hebt gekocht of een koper aan wie je hebt verkocht, genoemd in je bestand. Deze stap koppelt elke naam aan een van je contacten, zodat de transactierecords naar de juiste persoon of het juiste bedrijf verwijzen.

Voor elke naam heb je drie keuzes:

Kies een bestaand contact: koppel de naam aan een contact dat je al hebt.
Maak er een nieuw contact van: voeg een nieuw contact toe op basis van de naam in je bestand.
Laat het ongekoppeld: importeer de transactie zonder gekoppeld contact.

Namen zijn gegroepeerd op hoe zeker Worldwatch van de match is:

Gematcht op een identificatie: gematcht op een e-mailadres, btw-nummer of account, dus de koppeling is betrouwbaar.
Gematcht op naam: alleen op naam gematcht.
Vereist je antwoord: meerdere contacten kunnen dezelfde persoon zijn, dus Worldwatch kan er niet één voor je kiezen.
Nieuwe contacten: geen bestaand contact komt overeen, dus deze komen binnen als nieuw.

Los elke naam onder Vereist je antwoord op en ga dan verder naar de verrijking.

Namen die op een identificatie of op naam zijn gematcht, zijn al voor je gekoppeld. Je hoeft alleen actie te ondernemen op de namen onder Vereist je antwoord.

Importeren

Zodra de koppeling er goed uitziet, bevestig je de import om de geselecteerde horloges naar je voorraad weg te schrijven. Tot dit punt is er niets toegevoegd, dus je kunt teruggaan en de koppeling aanpassen zonder je live data te raken.

Items geïmporteerd als al verkocht

Als een rij wordt geïmporteerd als al verkocht, wordt het horloge toegevoegd en wordt de verkoop op de achtergrond geregistreerd. Op het horloge zie je mogelijk kort "Still being recorded": het item is als verkocht geïmporteerd, en totdat de verkoop is geregistreerd is het item niet beschikbaar om te verkopen.

Als het registreren mislukt, toont het horloge "Could not be recorded" met een reden en een knop Try again. Try again zet de verkoop in de wachtrij voor de volgende importronde.

Een horloge met de status "Still being recorded" is niet beschikbaar om te verkopen totdat de verkoop klaar is met registreren. Als het "Could not be recorded" toont, gebruik dan Try again om het in de wachtrij te zetten voor de volgende importronde.

Matchen op SKU

Worldwatch matcht binnenkomende horloges aan je bestaande voorraad op SKU. Wanneer een horloge dat je importeert een SKU heeft die al bestaat, of dat record nu eerst uit Shopify, WooCommerce of een andere spreadsheet kwam, herkent Worldwatch het als hetzelfde horloge en koppelt de twee in plaats van een duplicaat aan te maken. Hetzelfde fysieke horloge blijft één record over elke bron die het vermeldt, zodat je voorraadaantal en prijzen niet opsplitsen over vrijwel identieke kopieën.

Om dit te laten werken, moet de SKU meekomen bij de import: houd een SKU of unieke voorraadcode in je bestand en koppel die tijdens controleren en koppelen. Rijen zonder SKU kunnen niet worden gematcht, dus die komen binnen als nieuwe horloges.

Controleren

Open Inventory → Manage watches. De geïmporteerde horloges verschijnen in de lijst. Controleer er een paar steekproefsgewijs tegen je bestand: referentienummers, prijzen en inkoopgegevens moeten overeenkomen met de kolommen die je koppelde.

Problemen oplossen

"File too large"

Catalogusbestanden zijn beperkt tot 50 MB. Verwijder ongebruikte kolommen of ingebedde afbeeldingen, of splits het bestand in delen. Als je catalogus online staat, importeer die dan vanaf een website-URL of een gehoste productfeed in plaats van een bestand te uploaden.