Je voorraad in bulk importeren vanuit een spreadsheet

Upload een CSV- of Excel-voorraadbestand, koppel de kolommen aan voorraadvelden, verrijk met AI en importeer horloges in bulk: er wordt niets weggeschreven totdat je bevestigt.

Een catalogus importeren brengt in één keer veel horloges uit een spreadsheet in je voorraad. Worldwatch scant het bestand, toont je elk product dat het vindt, en laat je elke kolom aan een voorraadveld koppelen voordat er iets wordt opgeslagen. Je controleert, verrijkt ontbrekende gegevens met AI en bevestigt. Er wordt niets naar je voorraad weggeschreven tot die laatste stap.

Liever importeren vanaf een URL? Om als eenmalige momentopname vanaf je website op te halen, zie importeer je voorraad vanaf een website-URL. Om vanuit een gehoste productfeed op een live schema op te halen, zie een gehoste productfeed koppelen.

Voor je begint

Je voorraad als een CSV-, Excel (XLSX)-, JSON- of XML-bestand, tot 50 MB.
Een kolom voor elk detail dat je wilt importeren (merk, model, referentie, prijzen, datums). Ontbrekende kolommen zijn geen probleem; je kunt een veld leeg laten of een vaste waarde instellen tijdens het koppelen.

Start de import

Open de importfunctie

Klik op de voorraadpagina op Import catalog.

Upload je bestand

Open in het dialoogvenster Connect a custom channel het tabblad Upload a file, klik op Choose file en kies je voorraadbestand. CSV, Excel (XLSX), JSON en XML worden geaccepteerd, tot 50 MB.

Bevestig en start

Worldwatch toont de bron die het gaat scannen (bijvoorbeeld Import from your-sheet.xlsx). Controleer dit en klik op Start import. Er wordt nog niets naar je voorraad weggeschreven; dit start alleen de scan.

Wacht op de scan

Worldwatch werkt het bestand in fasen door: Preparing → Fetching products → Extracting details → Filtering products → Mapping fields → Wrapping up. Grotere catalogi duren langer.

Controleer en koppel velden

Wanneer de scan klaar is, controleer je wat Worldwatch heeft gevonden en bepaal je precies wat er in je voorraad terechtkomt. Elk voorraadveld wordt op een van drie manieren ingesteld:

Vanuit bronveld: haal de waarde uit een kolom in je bestand (bijvoorbeeld Referentienummer uit je Referentie-kolom).
Vaste waarde: stel dezelfde vaste waarde in op elk horloge (bijvoorbeeld Inkoopvaluta = EUR).
Niet gekoppeld: laat het voorraadveld leeg.

Worldwatch detecteert de voor de hand liggende overeenkomsten automatisch; corrigeer de verkeerde. Je kunt ook verrijken met AI om gegevens aan te vullen die het bestand niet bevat (bijvoorbeeld specificaties afleiden uit het referentienummer) voordat je importeert.

Velden die je kunt koppelen

De voorbeeldkolom hieronder toont een typische koppeling voor een voorraadbestand met Nederlandse kopteksten.

Voorraadveld	Koppeling	Voorbeeldbron
Merk	Vanuit bronveld	je merkkolom
Model	Vanuit bronveld	`Model`
Referentienummer	Vanuit bronveld	`Referentie`
Prijs	Vanuit bronveld	`Verkoopprijs`
Box	Niet gekoppeld	(laat leeg)
Papieren	Niet gekoppeld	(laat leeg)
Inkoopprijs	Vanuit bronveld	`Inkoopprijs`
Inkoopvaluta	Vaste waarde	`EUR`
Inkoopdatum	Vanuit bronveld	`Datum inkoop`
Factuurnummer	Vanuit bronveld	`Factuurnummer`
Land van oorsprong	Vanuit bronveld	`Land van oorsprong`
Locatie	Vanuit bronveld	`Locatie`
Verkoopdatum	Vanuit bronveld	`Datum verkoop`
Gearchiveerd	Niet gekoppeld	(laat leeg)

Stel valuta één keer in met een vaste waarde. Als elke rij in dezelfde valuta is geprijsd, koppel Inkoopvaluta aan een vaste EUR in plaats van een valutakolom aan je bestand toe te voegen.

Importeer

Zodra de koppeling er goed uitziet, bevestig je de import om de geselecteerde horloges naar je voorraad weg te schrijven. Tot dit punt is er niets toegevoegd, dus je kunt teruggaan en de koppeling aanpassen zonder je live data te raken.

Matchen op SKU

Worldwatch matcht binnenkomende horloges aan je bestaande voorraad op SKU. Wanneer een horloge dat je importeert een SKU heeft die al bestaat, of dat record nu eerst uit Shopify, WooCommerce of een andere spreadsheet kwam, herkent Worldwatch het als hetzelfde horloge en koppelt de twee in plaats van een duplicaat aan te maken. Hetzelfde fysieke horloge blijft één record over elke bron die het listet, zodat je voorraadaantal en prijzen niet opsplitsen over vrijwel identieke kopieën.

Om dit te laten werken, moet de SKU meekomen bij de import: houd een SKU of unieke voorraadcode in je bestand en koppel die tijdens controleren en koppelen. Rijen zonder SKU kunnen niet worden gematcht, dus die komen binnen als nieuwe horloges.

Controleer

Open Inventory → Manage watches. De geïmporteerde horloges verschijnen in de lijst. Controleer er een paar steekproefsgewijs tegen je bestand: referentienummers, prijzen en inkoopgegevens moeten overeenkomen met de kolommen die je koppelde.

Problemen oplossen

"File too large"

Catalogusbestanden zijn beperkt tot 50 MB. Verwijder ongebruikte kolommen of ingebedde afbeeldingen, of splits het bestand in delen. Als je catalogus online staat, importeer die dan vanaf een website-URL of een gehoste productfeed in plaats van een bestand te uploaden.