Ajouter et gérer des contacts

Ajoutez des acheteurs, vendeurs, fournisseurs et déposants comme contacts, suivez ce que vous avez échangé avec chacun, et reliez-les à des acquisitions pour que les détails d'achat se remplissent automatiquement.

Les contacts sont les personnes et les entreprises avec lesquelles vous échangez : acheteurs, vendeurs, fournisseurs et déposants. Chaque contact conserve ses coordonnées, les montres que vous lui avez achetées ou vendues, et un total cumulé de vos affaires communes. Comme les contacts sont reliés à vos achats et à vos ventes, les informations que vous saisissez une fois sont réutilisées partout où vous traitez avec cette contrepartie.

Ajouter un contact

Créer un contact ne demande qu'un nom. Vous renseignez tout le reste ensuite, dans la vue propre au contact.

Ouvrir le formulaire de nouveau contact

Sur la page Contacts, cliquez sur Nouveau contact.

Choisir Particulier ou Entreprise

Indiquez le type de contrepartie dont il s'agit ; le formulaire s'adapte en conséquence :

Particulier : une personne privée (acheteur, vendeur ou déposant). Worldwatch enregistre son nom et ses coordonnées personnelles.
Entreprise : une société. Worldwatch enregistre les données de l'entreprise (TVA, immatriculation) ainsi que toute personne de contact désignée en son sein.

Vous pouvez modifier le type plus tard avec Modifier, mais choisir dès le départ maintient le formulaire concentré sur les données utilisées pour facturer et expédier.

Saisir le nom et créer

Renseignez le seul champ demandé par le formulaire :

Particulier : le nom de la personne.
Entreprise : la raison sociale ; le nom d'affichage en est dérivé automatiquement.

Créez le contact. Vous arrivez directement dans sa vue d'édition pour renseigner le reste.

Une fois le contact créé, vous vous trouvez dans sa vue propre (décrite ci-après), où vous ajoutez les coordonnées, l'adresse, les rôles, la TVA ou l'immatriculation, et les éventuelles personnes, dans l'ordre de votre choix. Rien d'autre n'est obligatoire ; renseignez ce dont vous disposez et les modifications sont enregistrées au fur et à mesure (« Toutes les modifications enregistrées »).

La fiche de contact

Ouvrir un contact affiche tout ce que vous savez de lui et tout ce que vous avez échangé ensemble, et c'est là que vous complétez un contact nouvellement créé.

Coordonnées : nom d'affichage, raison sociale (pour une entreprise), e-mail, téléphone (choisissez l'indicatif pays, puis saisissez le numéro, qui est validé), site web, adresse, TVA ou immatriculation, et les rôles que joue le contact (Acheteur, Vendeur, Déposant, Fournisseur ; un contact peut en cumuler plusieurs).
Personnes : les individus nommés au sein du contact. Un nouveau contact n'en compte aucune ; cliquez sur Ajouter une personne et marquez-en une comme Principale pour savoir qui joindre en premier. Utile pour une entreprise comptant plusieurs points de contact.
Montres : les montres que vous lui avez achetées ou vendues, avec les dates et les valeurs.
Activité : une chronologie que vous pouvez filtrer par Tout, Ventes ou Notes. Ajoutez une note (un rappel de paiement, une réserve sur l'état) dans le champ de note ; les notes restent internes à votre équipe.

Les chiffres Acheté, Vendu et Valeur totale en haut résument vos échanges avec ce contact. Utilisez Envoyer un message pour le joindre, ou Modifier le contact pour changer les coordonnées.

Trouver et organiser les contacts

La liste Contacts regroupe tout le monde par interaction la plus récente. Recherchez par nom, entreprise ou e-mail ; triez (interaction la plus récente en premier par défaut) ; et utilisez Colonnes pour afficher des champs comme Ce qu'ils ont acheté et Ce que j'ai acheté. Filtrez sur la gauche par Activité (Acheté chez moi ou Vendu à moi) pour voir un côté de votre carnet à la fois.

Archivez un contact avec lequel vous ne traitez plus afin de garder la liste propre sans perdre l'historique. Activez Afficher les archivés pour ramener les contacts archivés à l'écran.

Comment les contacts sont reliés à vos montres

Les contacts ne sont pas un carnet d'adresses distinct ; ils sont intégrés à vos achats et à vos ventes. Lorsque vous enregistrez l'acquisition d'une montre, relier le contact fournisseur reporte automatiquement son nom, son type de vendeur et son numéro de TVA sur l'achat. Chaque montre que vous achetez à un contact ou lui vendez se retrouve ensuite dans sa fiche, qui affiche donc un historique cumulé et une valeur totale.

Tenez à jour le numéro de TVA d'un vendeur une seule fois, sur sa fiche, et chaque achat futur en hérite ; c'est ce qui garde vos registres de marge et de taxe corrects sans ressaisie.

Résolution des problèmes

Numéro de téléphone refusé

Worldwatch vérifie que le numéro de téléphone est valide avant l'enregistrement. Saisissez un numéro réel et complet ; inclure l'indicatif pays (par exemple +31 6 12345678) est le format le plus sûr. Un numéro comportant des chiffres manquants ou des caractères parasites est refusé.