Contacten toevoegen en beheren

Contacten zijn de mensen en bedrijven waarmee je handelt: kopers, verkopers, leveranciers en consignatiegevers. Elk contact bewaart zijn gegevens, de horloges die je van hen hebt gekocht of aan hen hebt verkocht, en een lopend totaal van jullie gezamenlijke zaken. Omdat contacten aan je aankopen en verkopen gekoppeld zijn, worden de gegevens die je één keer vastlegt overal hergebruikt waar je met die tegenpartij handelt.

Een contact toevoegen

Een contact aanmaken vraagt alleen een naam; al het andere vul je daarna in, in de eigen weergave van het contact.

Zodra het is aangemaakt, bevind je je in de eigen weergave van het contact, hierna beschreven, waar je de gegevens, het adres, de rollen, btw of registratie en eventuele personen toevoegt, in welke volgorde je wilt. Verder is niets een verplichte stap; vul in wat je hebt en wijzigingen worden onderweg opgeslagen ("Alle wijzigingen opgeslagen").

Het contactrecord

Een contact openen toont alles wat je over hen weet en alles wat jullie samen hebben verhandeld, en het is de plek waar je een nieuw aangemaakt contact voltooit.

• Gegevens: weergavenaam, bedrijfsnaam (voor een bedrijf), e-mail, telefoon (kies de landcode, voer daarna het nummer in, het wordt gevalideerd), website, adres, btw of registratie, en de rollen die het contact vervult (Koper, Verkoper, Consignatiegever, Leverancier; een contact kan meer dan één rol hebben).
• Personen: met naam genoemde individuen binnen het contact. Een nieuw contact begint zonder; klik op Persoon toevoegen en markeer er één als Primair zodat je weet wie je als eerste moet bereiken. Handig voor een bedrijf met meerdere aanspreekpunten.
• Horloges: de horloges die je van hen hebt gekocht of aan hen hebt verkocht, met data en waarden.
• Activiteit: een tijdlijn die je kunt filteren op Alles, Verkopen of Notities. Voeg een notitie toe (een betalingsherinnering, een voorbehoud over de staat) in het notitievak; notities blijven intern voor je team.

De cijfers Gekocht, Verkocht en Totale waarde bovenaan vatten je handel met dit contact samen. Gebruik Bericht sturen om hen te bereiken, of Contact bewerken om de gegevens te wijzigen.

Contacten vinden en ordenen

De lijst Contacten groepeert iedereen op meest recente interactie. Zoek op naam, bedrijf of e-mail; sorteer (standaard laatste interactie eerst); en gebruik Kolommen om velden te tonen zoals Wat zij kochten en Wat ik kocht. Filter links op Activiteit (Van mij gekocht of Aan mij verkocht) om één kant van je boek tegelijk te zien.

Archiveer een contact waarmee je niet langer handelt om de lijst schoon te houden zonder de geschiedenis te verliezen. Zet Gearchiveerde tonen aan om gearchiveerde contacten weer in beeld te brengen.

Hoe contacten met je horloges verbonden zijn

Contacten zijn geen apart adresboek; ze zijn verweven met je in- en verkoop. Wanneer je de aankoop van een horloge vastlegt, haalt het koppelen van het leverancierscontact automatisch hun naam, verkopertype en btw-nummer op de aankoop. Elk horloge dat je van een contact koopt of eraan verkoopt, rolt daarna op in hun record, zodat elk een lopende geschiedenis en totale waarde toont.

Houd het btw-nummer van een verkoper één keer actueel, op hun contact, en elke toekomstige aankoop erft het; dat is wat je marge- en belastinggegevens kloppend houdt zonder opnieuw te typen.

Probleemoplossing

Telefoonnummer geweigerd

Worldwatch controleert of het telefoonnummer geldig is voordat het wordt opgeslagen. Voer een echt, volledig nummer in; inclusief de landcode (bijvoorbeeld +31 6 12345678) is het veiligste formaat. Een nummer met ontbrekende cijfers of vreemde tekens wordt geweigerd.

Gerelateerd

• Leg de aankoop van een horloge vast
• Beheer je voorraad