Kontakte hinzufügen und verwalten

Fügen Sie Käufer, Verkäufer, Lieferanten und Kommittenten als Kontakte hinzu, verfolgen Sie, was Sie mit jedem gehandelt haben, und verknüpfen Sie sie mit Ankäufen, damit sich Kaufdetails automatisch ausfüllen.

Kontakte sind die Menschen und Unternehmen, mit denen Sie handeln: Käufer, Verkäufer, Lieferanten und Kommittenten. Jeder Kontakt bewahrt seine Daten, die Uhren, die Sie von ihm gekauft oder an ihn verkauft haben, und eine laufende Gesamtsumme Ihrer gemeinsamen Geschäfte. Da Kontakte mit Ihren Käufen und Verkäufen verknüpft sind, werden die Daten, die Sie einmal erfassen, überall dort wiederverwendet, wo Sie mit dieser Gegenpartei handeln.

Einen Kontakt hinzufügen

Einen Kontakt anzulegen erfordert nur einen Namen. Alles Weitere füllen Sie danach aus, in der eigenen Ansicht des Kontakts.

Öffnen Sie das Formular für einen neuen Kontakt

Klicken Sie auf der Seite Kontakte auf Neuer Kontakt.

Wählen Sie Privatperson oder Unternehmen

Wählen Sie, um welche Art von Gegenpartei es sich handelt: das Formular passt sich entsprechend an:

Privatperson: eine Privatperson (Käufer, Verkäufer oder Kommittent). Worldwatch erfasst ihren Namen und ihre persönlichen Kontaktdaten.
Unternehmen: eine Firma. Worldwatch erfasst Firmendaten (USt, Registrierung) sowie etwaige benannte Ansprechpartner darin.

Sie können den Typ später mit Ändern wechseln, aber die Wahl im Voraus hält das Formular auf die Daten fokussiert, die zum Rechnungsstellen und Versenden verwendet werden.

Geben Sie den Namen ein und erstellen Sie

Geben Sie das eine Feld ein, nach dem das Formular fragt:

Privatperson: der Name der Person.
Unternehmen: der Firmenname; der Anzeigename wird automatisch daraus abgeleitet.

Erstellen Sie den Kontakt. Sie landen direkt in seiner Bearbeitungsansicht, um den Rest hinzuzufügen.

Sobald er erstellt ist, befinden Sie sich in der eigenen Ansicht des Kontakts, im Folgenden beschrieben, wo Sie die Daten, die Adresse, die Rollen, USt oder Registrierung und etwaige Personen in beliebiger Reihenfolge hinzufügen. Nichts sonst ist ein Pflichtschritt; füllen Sie aus, was Sie haben, und Änderungen werden im Verlauf gespeichert ("Alle Änderungen gespeichert").

Der Kontaktdatensatz

Einen Kontakt zu öffnen zeigt alles, was Sie über ihn wissen, und alles, was Sie gemeinsam gehandelt haben, und hier vervollständigen Sie einen neu erstellten Kontakt.

Details: Anzeigename, Firmenname (bei einem Unternehmen), E-Mail, Telefon (wählen Sie die Landesvorwahl, geben Sie dann die Nummer ein, sie wird validiert), Website, Adresse, USt oder Registrierung, und die Rollen, die der Kontakt einnimmt (Käufer, Verkäufer, Kommittent, Lieferant; ein Kontakt kann mehr als eine innehaben).
Personen: namentlich genannte Einzelpersonen innerhalb des Kontakts. Ein neuer Kontakt beginnt ohne; klicken Sie auf Person hinzufügen und markieren Sie eine als Primär, damit Sie wissen, wen Sie zuerst erreichen. Nützlich für ein Unternehmen mit mehreren Ansprechpartnern.
Uhren: die Uhren, die Sie von ihm gekauft oder an ihn verkauft haben, mit Datum und Werten.
Aktivität: eine Zeitleiste, die Sie nach Alle, Verkäufe oder Notizen filtern können. Fügen Sie im Notizfeld eine Notiz hinzu (eine Zahlungserinnerung, ein Vorbehalt zum Zustand); Notizen bleiben intern für Ihr Team.

Die Zahlen Gekauft, Verkauft und Gesamtwert oben fassen Ihren Handel mit diesem Kontakt zusammen. Verwenden Sie Nachricht senden, um ihn zu erreichen, oder Kontakt bearbeiten, um die Daten zu ändern.

Kontakte finden und organisieren

Die Liste Kontakte gruppiert alle nach der jüngsten Interaktion. Suchen Sie nach Name, Firma oder E-Mail; sortieren Sie (standardmäßig jüngste Interaktion zuerst); und verwenden Sie Spalten, um Felder wie Was sie kauften und Was ich kaufte anzuzeigen. Filtern Sie links nach Aktivität, Von mir gekauft oder An mich verkauft, um jeweils eine Seite Ihres Buchs zu sehen.

Archivieren Sie einen Kontakt, mit dem Sie nicht mehr handeln, um die Liste sauber zu halten, ohne die Historie zu verlieren. Aktivieren Sie Archivierte anzeigen, um archivierte Kontakte wieder sichtbar zu machen.

Wie Kontakte mit Ihren Uhren verbunden sind

Kontakte sind kein separates Adressbuch. Sie sind in Ihren Ein- und Verkauf eingebunden. Wenn Sie den Ankauf einer Uhr erfassen, zieht das Verknüpfen des Lieferantenkontakts automatisch dessen Namen, Verkäufertyp und USt-Nummer in den Kauf. Jede Uhr, die Sie von einem Kontakt kaufen oder an ihn verkaufen, fließt danach in seinen Datensatz ein, sodass jede eine laufende Historie und einen Gesamtwert zeigt.

Halten Sie die USt-Nummer eines Verkäufers einmal aktuell, an seinem Kontakt, und jeder künftige Kauf erbt sie. Das hält Ihre Margen- und Steuerunterlagen korrekt, ohne erneutes Tippen.

Fehlerbehebung

Telefonnummer abgelehnt

Worldwatch prüft, ob die Telefonnummer gültig ist, bevor es speichert. Geben Sie eine echte, vollständige Nummer ein: inklusive der Landesvorwahl (zum Beispiel +31 6 12345678) ist das sicherste Format. Eine Nummer mit fehlenden Ziffern oder fremden Zeichen wird abgelehnt.